Los proveedores constituyen el primer eslabón en la cadena de inocuidad alimentaria. Alguna falla en los procesos de embarque, trasportación, almacenamiento o entrega ocasionaría un fuerte impacto en la salud de los consumidores, pérdida de confiabilidad y considerables pérdidas económicas. Por ello resulta vital que las empresas que prestan servicios de catering y banquetes cuenten con un programa óptimo para seleccionar y evaluar de manera periódica a los abastecedores.
Para elegir un proveedor es importante que, quienes toman las decisiones de compra, visiten las instalaciones físicas y conozcan el equipamiento de los prospectos; que busquen y analicen referencias de otros clientes. Una vez que hayan seleccionado al abastecedor, deberán establecer los criterios básicos que les permitirá evaluarlo de manera periódica:
1.- Calidad de la materia prima:
Para evaluar la calidad de materia prima en sitio, es esencial que durante la recepción se supervisen aspectos como la limpieza del vehículo del proveedor, higiene personal del transportista, características organolépticas del producto: color, olor, textura y apariencia, así como temperatura (si se trata de alimentos perecederos), fechas de caducidad, integridad y limpieza de los empaques.
Si requiere comprobar la seguridad e inocuidad de los productos con precisión, es relevante solicitar al proveedor que realice pruebas de laboratorio para determinar la calidad microbiológica de la materia prima que entrega. Para la interpretación de los resultados del análisis, las empresas de catering y banquetes pueden apoyarse de un asesor u organismo externo especializados en la materia.
2.- Cumplimiento de entrega en proceso de los suministros:
En este punto se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los tiempos de entrega pactados. Este criterio es importante, ya que un retraso en la entrega de materia prima puede afectar considerablemente la producción de los alimentos y el servicio.
3.- Flexibilidad del proveedor:
Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.
4.- Competitividad. Nivel de precios:
Este criterio establece la relación entre el precio-calidad de la materia prima. Tomar una decisión basada sólo en el precio, puede repercutir de manera negativa en los estándares que ofrece una empresa que presta el servicio de alimentos, afectar su imagen y rentabilidad.
Una vez definidos los criterios para evaluar a los proveedores, es necesario ponderarlos de acuerdo con el porcentaje de importancia:
Calidad de la Materia Prima 50%
Cumplimiento de Entrega 20%
Flexibilidad del Proveedor 20%
Nivel de Precios 10%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluación para cada uno de los criterios. Por ejemplo, puede comenzar con una escala de puntuación de 0 a 5.
- Puntuación 5: Se observa que no tiene incumplimiento en el periodo evaluado.
- Puntuación 4: Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre 1% y 2% de las cantidades suministradas.
- Puntuación 3: Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre 3% y 5% de las cantidades suministradas.
- Puntuación 2: Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre 6% y 10% de las cantidades suministradas.
- Puntuación 1: Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre 11% y 20% de las cantidades suministradas.
- Puntuación 0: Cuando los incumplimientos de especificaciones superan 20% de las cantidades suministradas
Debe prescindirse de los proveedores que obtengan Puntuación 0. Si los abastecedores insisten en mantener su relación con la empresa tendrán que someterse a un nuevo proceso de evaluación.
Los proveedores con Puntuación de 1 y 2 deberán ser notificados para que en un plazo de aproximadamente de un mes entreguen a la empresa un plan de acción escrito para corregir los incumplimientos. Si en este tiempo demuestra las acciones correctivas para alcanzar un nivel satisfactorio, será descalificado del proceso.
Los proveedores con puntuación 3 y 4, también deberán ser notificados acerca de los incumplimientos registrados y se les solicitará un plan de acción para corregirlos mencionando que en la próxima evaluación deberá mejorar los resultados.
Para que los proveedores tengan buenos resultados deben trabajar bajo un sistema de evaluación que asegure la entrega de materia prima y servicios de calidad, dicho sistema debe estar documentado con políticas, programas, procedimientos y verificación externa que permita cumplir e incluso rebasar las expectativas de la empresa solicitante.
La evaluación de los proveedores es un objetivo no negociable: la diferencia entre trascender o fracasar en un sector de total exigencia.
